疫情的爆發(fā)與常態(tài)化在一定程度上給辦公業(yè)務(wù)帶來了新的變數(shù),企業(yè)的辦公外聯(lián)也較以往變得更加的謹(jǐn)慎;大家最關(guān)心的問題逐步集中在了合規(guī)、安全、降本、增效等核心點上,這也進(jìn)一步推動了企業(yè)基于數(shù)智化能力管理辦公業(yè)務(wù)的訴求。

　　新的辦公趨勢同時也給大型組織提出了新的挑戰(zhàn),一個理想的中大型組織如何踐行辦公數(shù)字化轉(zhuǎn)型?如何有效落地新業(yè)務(wù)系統(tǒng)從而驅(qū)動新辦公模式提高生產(chǎn)作業(yè)效率?如何降低風(fēng)險,保證組織數(shù)據(jù)資產(chǎn)安全可控?一個理想的大型組織辦公數(shù)字化平臺應(yīng)該具備哪些特征?

　　近日,甲子智庫發(fā)布《中國企業(yè)數(shù)字化辦公創(chuàng)新與實踐產(chǎn)業(yè)研究報告》(以下簡稱“報告”),深度介紹了數(shù)字化辦公的創(chuàng)新實踐和前沿趨勢。金山數(shù)字辦公作為國內(nèi)代表性的數(shù)字化辦公平臺,多次入選代表案例。

　　中大型組織實踐“數(shù)字化辦公”的功能框架與層級

　　信息存儲,技術(shù)進(jìn)步帶來信息存儲革命性的變化,以“表”為“綱”,通過數(shù)字化辦公工具,實現(xiàn)信息自動分類以及高效存儲,同時沉淀知識,為打造學(xué)習(xí)型組織打下基礎(chǔ)。信息挖掘,從實時數(shù)據(jù)分析到沉淀數(shù)據(jù)挖掘,從結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)到非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),數(shù)字化辦公工具讓日常辦公的數(shù)據(jù)“活”起來,讓數(shù)據(jù)成為支持決策的有效支撐。

　　來自金山辦公的一體化數(shù)字化辦公協(xié)作管理平臺

　　中大型組織實踐“數(shù)字化辦公”的功能框架與層級

　　政府機(jī)構(gòu)實踐“數(shù)字化辦公”的功能需求在于內(nèi)部安全可控,商業(yè)化組織則更在意辦公的協(xié)同。

　　從大型組織日常使用數(shù)字化辦公領(lǐng)域的相關(guān)品牌來看,調(diào)研問卷數(shù)據(jù)顯示,政府機(jī)構(gòu)更加傾向于使用金山辦公,金山辦公的文檔管理和知識管理均是政府機(jī)構(gòu)客戶數(shù)字化辦公場景中的。

　　金山辦公在政府機(jī)關(guān)數(shù)字化辦公場景使用中占比

　　在ToB的辦公服務(wù)領(lǐng)域中,金山辦公和釘釘綜合實力強,具有相對優(yōu)勢

　　數(shù)字化辦公廠商各家產(chǎn)品理念迥異,各個廠商都有自己的優(yōu)點。政府機(jī)構(gòu)和商業(yè)化組織在選擇數(shù)字化辦公廠商時,會從產(chǎn)品研發(fā)、資源整合、產(chǎn)品技術(shù)、人才儲備、服務(wù)建設(shè)和資金能力等多方面考慮,哪個更有助于實現(xiàn)合規(guī)、安全、降本、增效等核心訴求。

　　在ToB的辦公在領(lǐng)域里面,一個普適型的辦公方案必須包含通訊和內(nèi)容,云時代有競爭力的廠商面臨兩個問題:把客戶的什么放到了云上,或者把什么資源放到了云上,以及用什么去服務(wù)客戶的業(yè)務(wù)。第一梯隊的廠商要滿足以上兩個條件,如金山數(shù)字辦公和釘釘。釘釘最早把企業(yè)的組織放到云上,通過應(yīng)用市場資源去服務(wù)客戶和客戶的業(yè)務(wù),搶占了組織上云的先機(jī),建立起了生態(tài),現(xiàn)在組織上云已經(jīng)成為企業(yè)提升組織效能的代名詞。

　　金山辦公最早把文檔內(nèi)容放到了云上,可放的內(nèi)容會越來越多、范圍越來越廣,服務(wù)的政府客戶、大型客戶和一些領(lǐng)域的頭部客戶偏多;同時,還能采用開放和可集成性的方式去服務(wù)于客戶的業(yè)務(wù)。此外,金山辦公不僅服務(wù)于大B客戶,同時也具備服務(wù)小微客戶能力和服務(wù),產(chǎn)品適用性廣泛。

　　大型組織數(shù)字化辦公創(chuàng)新的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與平臺的部署方式

　　辦公軟件為通用軟件,部署的方式不同于其他SaaS工具。企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型公司整體在同步的進(jìn)行升級,業(yè)務(wù)端會優(yōu)先體現(xiàn)出來,但業(yè)務(wù)軟件和辦公軟甲是相輔相成、融合和互補的關(guān)系。大型組織往往選擇從“底層”到“應(yīng)用”,全方位部署數(shù)字化辦公架構(gòu)。

　　參考來源:金山辦公-集團(tuán)型組織文檔辦公一體化解決方案

　　從試點到全面推廣,確保部署全面

　　順應(yīng)各級政府政務(wù)辦公信息化、文檔數(shù)字化管理、辦公云端一體化和移動化的需求,深度兼容各級政府業(yè)務(wù)系統(tǒng),協(xié)助政府部門持續(xù)發(fā)展和完善政務(wù)辦公信息化;建設(shè)政務(wù)檔案數(shù)字化管理平臺、大數(shù)據(jù)文檔中心;保障政府機(jī)構(gòu)體系內(nèi)用戶的高校辦公、辦公文檔數(shù)據(jù)匯集與共享、數(shù)據(jù)安全管理、數(shù)據(jù)綜合分析等能力。

　　部署方式:從桌面辦公應(yīng)用、業(yè)務(wù)系統(tǒng)全面兼容應(yīng)用、業(yè)務(wù)賦能深度應(yīng)用,全面推進(jìn)數(shù)字化辦公建設(shè)。

　　參考來源:金山辦公-云文檔中心解決方案

　　數(shù)字化辦公不僅是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要基座工具,還是提升組織效能的重要手段

　　整個組織的管理,未來要做到的首先是事找人而不是人找事,即從以前的職能驅(qū)動向數(shù)據(jù)驅(qū)動轉(zhuǎn)變,從以前的專屬秘書向現(xiàn)在的AI秘書轉(zhuǎn)變,從以前的內(nèi)部協(xié)作要做到現(xiàn)在的內(nèi)外協(xié)同,從以前的單點連接是到現(xiàn)在的全連接轉(zhuǎn)變等。

　　從政策大勢方面看,“十四五規(guī)劃”和2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要共提及25余次數(shù)字化,數(shù)字化是政府、企業(yè)實現(xiàn)創(chuàng)新驅(qū)動的一個非常重要的抓手。

　　2021年3月11日,十三屆全國人大第四次會議表決通過了關(guān)于國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)規(guī)劃綱要的決議。

　　文件《中華人民共和國國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)規(guī)劃綱要》專設(shè)一篇提出“加快數(shù)字化發(fā)展,建設(shè)數(shù)字中國。數(shù)字經(jīng)濟(jì)的作用和地位繼續(xù)提升,成為今后經(jīng)濟(jì)增長的重要組成部分,提高全要素生產(chǎn)率的重要途徑,促進(jìn)制造業(yè)服務(wù)業(yè)融合發(fā)展的重要載體,維護(hù)和提升全球產(chǎn)業(yè)分工體系穩(wěn)定性安全性的重要依托。

　　從企業(yè)發(fā)展驅(qū)動力層面看,數(shù)字化辦公的初衷是做組織效能提升,組織自上而下執(zhí)行的一致性,是企業(yè)組織效能提升的關(guān)鍵體現(xiàn)。通過數(shù)字辦公的方式把所有業(yè)務(wù)在線化,通過線上監(jiān)控整個企業(yè)的運作效率,讓整個組織的效率和競爭力大大提高,提振組織的辦公活力。在此背景下,各組織都需要建立自己的數(shù)字化辦公系統(tǒng)。目前市面上針對某一特定領(lǐng)域的SaaS標(biāo)品正在逐漸成熟,但依然缺少面向所有組織的標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品,這也將更加凸顯定制化商業(yè)服務(wù)的價值。

　　基于數(shù)字化辦公內(nèi)涵來看未來數(shù)字化辦公管理工具的發(fā)展變化,文檔管理、即時通訊、安全管理、知識管理等場景下的辦公工具將更加標(biāo)準(zhǔn)化、智能化;同時,一體化數(shù)字辦公管理平臺也將成為每個企業(yè)未來都要打造的數(shù)據(jù)中臺之一。